Mi a teendő, ha a pályázati projekt nem pontosan a tervek szerint alakul?

A pályázati projekt megvalósítása során sokan szeretnék azt látni, hogy minden pontosan úgy történik, ahogy a támogatási kérelemben szerepelt.

A valóság azonban gyakran más.

Egy projekt hosszabb idő alatt valósul meg, és közben változhatnak a körülmények. Előfordulhat, hogy egy eszköz beszerzése másképpen alakul, módosul egy ütemezés, változik egy költség, vagy a projekt valamely elemének megvalósítása során új körülmény merül fel.

Ilyenkor az első lépés nem az, hogy megpróbáljuk „észrevétlenül” megoldani a helyzetet.

Először azt kell megvizsgálni, hogy a változás érinti-e a támogatási feltételeket, a projekt szakmai tartalmát, a költségvetést, a határidőket vagy valamely vállalt kötelezettséget.

Bizonyos esetekben szükség lehet változásbejelentésre vagy szerződésmódosításra. Más helyzetekben elegendő lehet a megfelelő dokumentáció és indokolás biztosítása.

A lényeg az időben történő felismerés.

Minél később derül ki, hogy egy változás hatással lehet a projektre, annál nehezebb lehet megfelelően kezelni a helyzetet. Ezért fontos, hogy a projektmenedzsment során ne csak a már elvégzett feladatokat ellenőrizzük, hanem folyamatosan figyeljük a projekt következő szakaszait is.

Egy problémás helyzet önmagában még nem feltétlenül jelenti a projekt kudarcát. A megfelelő szakmai megközelítés sok esetben éppen abban segít, hogy a felmerült problémára szabályos és gyakorlatban is végrehajtható megoldást találjunk.

A projektmenedzsment egyik legfontosabb feladata ezért nem az, hogy megjósolja az összes problémát, hanem hogy időben felismerje és megfelelően kezelje azokat.